【社員旅行を終えて。コストや手間 まとめ《旅行会社を使わない社員旅行》】
こんにちは関山です。
６月２４〜２６日にかけて年一回の社員旅行を終えました。
今年は香港。
出国前、デモで騒がれていたので心配していましたが、まったく影響は感じませんでしたね。
いやーみんなパワーあるな。。ほとんど休まずいろんなところ行って。
僕はというと、基本ホテルの部屋でまったりしつつ、ちょっとだけ仕事してました。
さて、今回の社員旅行は旅行代理店を使わなかったので
航空券・ホテル・空港からホテルまでの送迎予約など、
すべて自分で手配しました。
その甲斐あってコストはかなり浮きました。
どれくらい浮いたかは以下リンク参照のこと↓
実際やってみて、いろいろ勉強になったので、来年の社員旅行への備忘録も兼ねて、今回の旅行について考察をまとめておきたいと思います。
【２８人で動くということ】
今回の社員旅行は当初３０人で行く予定だったのですが、行けなくなったスタッフが出て、結果２８名での旅となりました。
２８人。
学校のクラス１つぶんくらいです。
２８人いると、
チェックインカウンターで航空券発券するのも時間がかかるし、
イミグレーションカードを書くのも時間がかかるし、
荷物検査でも時間がかかるし。
そんな中、時間通りに全体を動かさなくてはいけない。
以下、今回の旅で大変だったことを書いていきます。
1.【空港チェックインが大変】
今回失敗したのが、航空会社チェックインの場面。
行きの便、航空会社の発券カウンターにて、全員でチェックインしたのですが、
航空会社の人も大人数の発券処理するのに手間取っていました。（すみません）
LCCだったので、手荷物機内持ち込み７kgまで、かつサイズの指定があったにも関わらず
重量オーバーの荷物をもってきちゃうスタッフがいて、追加料金がかかるなど。
僕はどこ行くにも大きめなリュックひとつなんだけど。（AO代表松尾はコンビニのビニール袋一つ）
まぁ。女子はいろいろ必要で、スーツケースになるじゃないですか。
ここらへんの処理も２８人とかになってくるとかなり時間がかかりました。
行きの反省から、帰りの便では小集団（２〜5人）でチェックインするようにしました。
そうすると、チェックインめっちゃスムーズでした。
もともと席指定は事前に済ませてあるので、初めからそれでよかったんや。。
2.【ホテルのチェックインが大変】
ホテルチェックイン時にも、28人なのでかなりの時間がかかりました。
ルームキーを発行するのも大変。
かれこれ１時間はかかった。
３０名一括、ブッキングドットコムから僕の名義で予約したので、
チェックインのために僕のサインが必要だったり。
代理店だったら事前決済なんだけど、ブッキングドットコムってチェックイン時決済なんですよね。
だから僕がいないと先に進まない
これもどうにかならなかったかな。
30人一括での予約ってのがよくなかったとは思うのですが、ホテル側の事前準備もよくなかった気が。
その場でカードキー情報読み込ませてたから、先にやっといて部屋ごとに用意しておいてくれればなー。とは思いました。
来年以降は部屋ごとに決済かけて小規模でフレキシブルに動けるようにした方がいいのかな。
あとブッキングドットコム経由で予約する場合、注意点があって、
必ずホテルから領収書をもらっておくこと。です。
これ結構落とし穴なのですが、ブッキングドットコムはサイト経由での領収書発行ができません。
というのも先ほど述べた通り、決済自体はホテルでチェックイン時に支払うシステムだからです。
ブッキングドットコムは予約だけできるサイトってことです。
領収書もらっとかないと、あとで経費計上できない可能性があるので、社長は要注意です。
3.【空港からホテルまでの移動が大変】
これもなかなかでした。
もともとホテル側と「３０人乗せれるシャトルバスを手配」ってことでメールで交渉してたのですが、
だんだんレスが遅くなり。
デモの影響で忙しいのかな？とか思ってたんだけど、
結論としては事前に送らなくてはいけないバス決済用のURLをホテル側が送り忘れてて、
そのままバックれられたって感じです笑
まぁ、海外ではよくあることでしょう。
ということで旅行前日、急遽ブッキングドットコム経由で送迎バンを用意しました。
２８人となると５〜６台用意する必要があります。
で、それくらいの台数になると当日「車来てねー」みたいなトラブルが発生するんですよね笑
最終的にはちゃんと来たのですが、当初予定よりかなり遅れたり。
全ての移動でそうなのですが、やはり自分が一番最後まで残って全員乗り込めたか確認して「じゃあ行くか」って感じだったので。
かなり気疲れしました。
ここら辺はやはり現地に送迎のリソース持ってる代理店通した方が楽なんだろうな。。
バスからバンに変更になったことで、コスト的には
バス→往復全員で１２万くらい
バン→往復全員で７万くらい
結果的に若干のコストカットには成功しました。
【まとめ 大変だったけど安く行けた・集団行動では規律が重要】
もろもろ大変なこともありましたが、すべて自分で手配することでかなり安く行けました。
ただ、海外となると、英語での交渉や土地勘ない中で全体を動かす必要があるので、しんどいことは増えますね。
また、これだけ大人数で動く場合、規律を守って動けないと、
誰か1人のトラブルのせいで全体に迷惑をかけることになります。
飛行機のボーディングタイムや、全体での集合時間など。
守れないと他に影響を与えるような重要なことは、前もって強めに言っておく必要があります。
うん。今回自分でやってみたけど、来年はスタッフに投げよう笑
YORKに「もう下のコに幹事降ろしてください」って怒られたので。。
関山